Organisaties met veel subsidieprojecten hebben steeds meer moeite om aan alle compliance-eisen te voldoen. In toenemende mate is er behoefte aan een compliance-officer. Maar niet iedereen lijkt al doordrongen van dit feit. Compliance staat voor veel organisaties en projectmanagers gelijk aan “lastig”. Dat is jammer en ook helemaal niet nodig. Compliance is meer dan “de lastpak van de organisatie”.
Volgens de post-doctorale opleiding Compliance&Integriteit aan de VU, is de compliance-officer:
“iemand die integriteit van de organisatie bewaakt, de risico’s vermindert en dienstbaar en oplossingsgericht is”.
Op het oog geen persoon om met een grote boog omheen te lopen, maar eerder een collega om vroeg in het proces aan te haken…het credo bij Orangex is dan ook: Eerst “de lastpak”, dan de lusten…
Wat is subsidie-compliance?
Alvorens de toegevoegde waarde van een goede compliance-officer nader toe te lichten, is het van belang het begrip subsidie-compliance uit te leggen. Met compliance wordt bedoeld dat men werkt in overeenstemming met de geldende wet en regelgeving. In projecten waar subsidie een belangrijke rol speelt is dat niet anders. Hier geldt vaak specifieke regelgeving die nageleefd moet worden (naast de geldende financiële regelgeving en BTW-wetgeving), anders bestaat de kans dat ontvangen subsidiegelden moeten worden terugbetaald (terwijl deze al in de exploitatie zijn verwerkt). Daarnaast kan een en ander ook tot reputatie en exposureschade leiden, op wat voor manier dan ook. Subsidiegerelateerde compliance is dan ook een vak op zich en vraagt om specialisten met kennis van zaken.
De “nee-zegger” van de organisatie
Arjen Jongebreur is zo’n specialist. Hij werkte als compliance-officer aan een universiteit en voor grote multinationals als Shell. Regelmatig wordt hem plagerig gevraagd hoe het is om de nee-zegger van het bedrijf te zijn?
“Te veel managers en projectleiders willen de compliance-officer buiten de deur houden. Ze zijn bang dat de regeltjes de innovatie om zeep helpen en het project vernielen voor het van de grond komt.”
Jongebreur is het er mee eens dat het imago ook niet uit de lucht komt vallen.
“Financials zijn vaak gericht op cijfertjes en regeltjes en niet in de eerste plaats op de mogelijkheden die subsidieregelgevingen bieden”
Het belang van compliance in het proces.
Bij de meeste subsidies horen verplichtingen, waaronder een projectadministratie die voldoet aan de subsidieregelgeving. Dat komt omdat de subsidieverstrekker, meestal een overheid, wil kunnen controleren of de verstrekte subsidie wordt besteed aan het doel waarvoor het was aangevraagd. Hierover moet vanuit de overheid ook weer verantwoordelijkheid over worden afgelegd en ook om te kunnen beoordelen of een subsidie effectief is of niet. De hoeveelheid regels voelen soms bijna ondoenlijk aan. Dan spreekt men snel over “het compliancemonster”. En wie wil dat monster temmen? Daar heb je een professional voor nodig. Niet iemand die het “erbij” doet.
Zo wordt aan het opzetten van subsidie compliance en een passende administratie, vaak te weinig en te laat aandacht besteed.
Nuran Tuzen, namens OrangeX Compliance-Officer bij de R&D-activiteiten van een grote multinational herkent de problemen.
“Compliance wordt binnen organisaties makkelijk over het hoofd gezien of te laat ter sprake gesteld. Vaak merk ik dat een projectmanager een subsidieproject binnenhaalt, het project laat starten en pas tijdens de uitvoering gaat kijken hoe het spel volgens de regels gespeeld moet worden. De intenties zijn daarbij niet verkeerd. De oorzaak is dat ze simpelweg niet op de hoogte zijn van de complexe regels die horen bij de honorering van onderzoeksubsidies”.
Het genomen risico is dan wel erg groot, vinden zowel Tuzen als Jongebreur. Het ontbreken van compliance kan in het ergste geval naast financiële consequenties, ook tot ernstige imagoschade leiden.
Naar een proactieve rol van Compliance bij subsidieprocessen
“Een goede Compliance-officer denkt mee en is een gesprekspartner.” aldus Jongebreur.
“Het mooiste is om uit te vinden waar de weerstand vandaan komt, om te snappen waarom een manager iets niet wil doen. Het is niet mijn taak om uitsluitend ‘nee’ te zeggen. Maar zeg ’nee, niet zo. Laten we kijken hoe het wel kan’ “
“Als compliance-officer moet je in staat zijn om de organisatie te overtuigen dat goede compliance betrouwbaarheid toevoegt aan ieder project en daarmee rust geeft. Door de compliance-officer in een vroeg stadium aan een team toe te voegen en mee te laten werken aan de opzet van een subsidieproject, is de kans dat je project een succes wordt veel groter en worden de risico’s beheersbaar, waardoor ze uiteindelijk veel kleiner zijn”.
Voor wie is dit interessant?
Organisaties voor wie het optimaliseren van subsidie-compliance interessant kan zijn, zijn ‘subsidie-intensieve’ organisaties die succesvol deelnemen aan Europese projecten en succesvol zijn in het verwerven van grote sommen subsidiegelden. Denk aan universiteiten en bedrijven met sterke innovatieve R&D. Meer projecten en meer subsidies betekent hogere compliance-eisen en -risico’s, evenals de behoefte aan expertise en capaciteit.
