OrangeX heeft een oliemultinational geholpen om het subsidiemanagement proces structureel in te bedden in de organisatie. Hiervoor is een team opgericht dat op een pragmatische manier de verschillende stakeholders binnen het bedrijf over subsidiemogelijkheden inlicht, het subsidiepotentieel inventariseert en beheert, de coördinatie van subsidie aanvragen uitvoert en tijdens de realisatie en afwikkeling (compliance & AOIC) specialistische subsidie ondersteuning biedt, waardoor ook dit geborgd is en geen afbreukrisico meer kent. Ter ondersteuning van dit proces worden transparante monitorinstrumenten ingezet, gebaseerd op bestaande MI systemen binnen het bedrijf, om de diverse stakeholders van adequate informatie te voorzien.
Achtergrond
De energiemarkt maakt een enorme transitie naar duurzame energiebronnen door. Voor de businesscase van dit soort initiatieven zijn subsidie- en innovatiefondsen onontbeerlijk. Het bedrijf heeft OrangeX gevraagd om alle subsidie gerelateerde kansen en projecten professioneel en structureel in te richten.
Aanpak
Binnen het olie- en gasbedrijf is een centraal subsidieteam opgericht en bemand met twee subsidie coördinatoren. Vanwege het grote belang van één bepaalde subsidie kwam het team hiërarchisch onder de finance afdeling van de Innovatie en R&D afdeling te hangen. Tijdens de eerste fase zijn de bestaande subsidieprojecten in kaart gebracht en is een scan gemaakt van overig subsidiepotentieel. Dit gaf inzicht in bestaande subsidie verplichtingen waardoor korte termijn risico’s adequaat weggenomen konden worden. Daarnaast werd meteen de basis gelegd voor nieuwe trajecten die vanaf het prille begin ingebed worden in de processen van de organisatie.
Het proces maak gebruik van de volgende elementen:
1. Inlichting
Stakeholders binnen het bedrijf worden doorlopend op de hoogte gehouden van subsidiekansen die voor hen relevant zijn.
Hiervoor wordt een communicatiestrategie ingezet die het beste bij het bedrijf, maar ook de afdeling aansluit. Veelal wordt er gebruik gemaakt van bestaande communicatie kanalen die door de organisatie worden aangeboden. Naast persoonlijke gesprekken worden bv. Interne nieuwsbrief/website, flyers, inlichtbijeenkomsten etc. gebruikt.
Het resultaat is dat stakeholders constant op de hoogte zijn van subsidiekansen zonder dat hun werkzaamheden in het bedrijf worden belemmerd.
2. Inventarisatie
Samen met de stakeholders wordt naar subsidiekansen gekeken en de meest interessante in kaart gebracht. Hierbij wordt gekeken of de doelen en de eisen van de subsidie aan de doelen van het bedrijf en businessunit aansluiten. Andere factoren die hierbij een rol spelen zijn de kans van slagen, de samenwerkingsmogelijkheden, het benodigde budget, ‘netwerkeffecten’ (wat voor andere positieve effecten het verkrijgen van de subsidie voor het bedrijf heeft), financieel voordeel en mogelijkheid om R&D risico’s te mitigeren.
3. Go/no-go besluitvorming (volledigheid, kans, effort en waarde inzicht)
Omdat een projectleider of businessunit deel is van een groter geheel zijn er andere factoren die een belangrijke rol meespelen om wel of niet door te gaan met een subsidieaanvraag. In deze fase wordt er bv. nader gekeken of er geen conflicten zijn met andere businessunits die de kans op het verkrijgen van de subsidie zou kunnen verlagen. Tevens worden in deze fase bijkomende aspecten (denk aan IP, legal en HR) alvast voorbereid en bepaalt of de benodigde inzet de moeite rechtvaardigt.
4. Aanvragen
Als er over wordt gegaan naar het ontwikkelen en indienen van een aanvraag, zorgt het subsidieteam voor de coördinatie met alle stakeholders die een rol spelen bij het indienen van een project. Denk hierbij aan het coördineren met andere partners in de subsidieaanvraag, het waarborgen van projecteisen (inhoudelijke en administratieve afspraken), het tijdig en volledig indienen van de aanvraag, het beantwoorden van vragen vanuit de subsidieverstrekkende instantie, etc.
Bij positieve beschikking zal het subsidieteam het voortouw nemen in de Grant en Consortium agreement en de betreffende afdelingen binnen de organisatie betrekken. Denk ook hierbij aan IP, Legal, HR en Finance. Doordat het subsidieteam intern zit weet het goed welke vereisten de organisatie aan dergelijk contracten heeft en zullen de belangen van de organisatie niet ondergeschikt worden aan één bepaald belang van een betrokken afdeling.
5. Realiseren & nazorg
Als dan GA en CA zijn getekend kunnen we eindelijk gaan uitvoeren. Hier is meteen ook een rol weggelegd voor het subsidieteam. Subsidies vereisen over het algemeen aparte regels voor het bijhouden van kosten (uren, materialen, etc.). Ook hebben de verschillende subsidies verschillende eisen en regels. Het subsidieteam kent deze regels en kan daarmee veel werk uit handen nemen van projectleiders en de financiële afdeling. Het subsidieteam kan compliance op basis van bestaande processen binnen een organisatie dit op zich nemen. Hiermee worden mogelijke fouten en risico’s vermeden. Tot slot verzorgt het subsidieteam de afsluiting (closure) van de subsidie met de desbetreffende subsidieverstrekker.
Resultaat
Het subsidieteam heeft voor de oliemaatschappij tot de volgende resultaten geleid:
• Een verhoging van de subsidiebijdrage van 150%
• Aantal benutte subsidiemogelijkheden vervijfvoudigd
• Centraal aanspreekpunt
• Een op de organisatiecultuur gebaseerde standaard werkwijze
• Company breed professionaliseringslag (centraal hoogwaardig met experts in plaats van wildgroet op veel lokale plekken in de organisatie)
Voordelen van het subsidie desk samengevat:
• De kracht van een subsidieteam is dat specialistische kennis (niet onderdeel van de core business van het bedrijf) intern wordt georganiseerd, waardoor er een gedegen kennis van het bedrijf optimaal ingezette in de subsidiewereld.
• Wel de lusten van een intern subsidieteam, maar niet de lasten van additionele werknemers in dienst.
Daarnaast kan op deze manier het team ook flexibel opschaalbaar zijn. Nieuwsgierig? Neem contact op.
Ivo van Zuidam
ivo.van.zuidam@orangex.nl
