Pien Gertenaar zet de aanvrager centraal bij Dienst Uitvoering Subsidies voor Instellingen
Pien Gertenaar is namens OrangeX uitvoeringscoördinator van de RIF (regionaal investeringsfonds mbo). We vroegen haar naar het succes van deze regeling in beheer van van DUS-I. Lees hieronder meer over de contactmomenten met de aanvragers, het subsidieproces en de stakeholders.
Wat is RIF precies?
RIF is één van de regelingen in beheer van Dienst Uitvoering Subsidies voor Instellingen (DUS-I), het expertisecentrum voor subsidies in het sociale domein. DUS-I voert naast subsidies van het ministerie van VWS ook subsidies van het ministerie van OCW uit. RIF staat voor regionaal investeringsfonds mbo en heeft als doel een betere aansluiting van het beroepsonderwijs op de arbeidsmarkt.
Hoe verloopt het subsidieproces bij RIF?
Initiatieven van ROC’s, die samen met regionale partners de aansluiting tussen het beroepsonderwijs en de arbeidsmarkt willen verbeteren, kunnen in aanmerking komen voor subsidie van het ministerie van OCW. Dat geld krijgen ze niet vanzelf. Een aanvraag moet aan de regels van de RIF regeling voldoen en wordt pas toegekend als de adviescommissie RIF de plannen van voldoende kwaliteit vindt om ook echt impact te maken. Het is aan Pien Gertenaar en haar team deze adviescommissie voor te bereiden en de aanvragers, vaak een consortium van een ROC met Arbeidsmarktpartners, optimaal in staat te stellen de RIF regeling op de juiste manier te gebruiken.
De voorschouw
Het eerste contact met de aanvrager hebben Pien en haar collega’s bij de zogenaamde ‘voorschouw’. Hierin wordt de aanvraag, zowel financieel als inhoudelijk op haalbaarheid getoetst. DUS-I adviseurs adviseren van de aanvrager bij het doen van dergelijke complexe subsidieaanvraag zodat de kans op toekenning van de subsidie toeneemt.
Het vervolg
Na indiening van het voorstel wordt getoetst of alle relevante informatie aanwezig is. Als hier groen licht op gegeven wordt, gaat het team aan de slag en maakt bij elke aanvraag een preadvies voor de commissie. De inhoudelijke adviseur en de adviseur financiën werken hierbij samen. De indiener ontvangt een uitnodiging om een presentatie te houden voor een deel van de commissie en wordt daar bevraagd over de verschillende criteria waaraan de aanvraag getoetst wordt. Dan volgt de bespreking bij de voltallige commissie waar alle aanvragen naast elkaar gelegd worden. De commissie adviseert de minister en vervolgens handelt DUS-I de beschikkingen af. De penvoerder legt namens de aanvragers verantwoording af van de voortgang via rapportages over financiën en de inhoudelijke doelen.
Pien: ‘In de nieuwe regeling is, naar aanleiding van de verbeterpunten uit de eerste regeling, deze jaarlijkse rapportage vervangen door een tussenevaluatie met de adviescommissie. De Commissie kijkt dan weer mee naar het project. Het is vooral bedoeld om mee te denken met alle partijen. Zij reflecteren en maken een pas op de plaats. In de regeling is dit een formeel soort ijkpunt. Na deze tussenbeoordeling volgt feedback voor de aanvrager.’
Na afronding van het project volgt de verantwoording over wat er is bereikt met de subsidie. Dit verloopt via de eindrapportage. Het definitief vaststellen van de subsidie doen we aan de hand van de jaarrekening.’
Hoe zet je de aanvrager centraal bij RIF?
Pien: ‘Aanvragers lichten hun voorstel toe bij de beoordelingscommissie. Dit organiseerden we in Utrecht vanwege de centrale ligging. De groep aanvragers krijgt hier de gelegenheid voor een gesprek met de adviescommissie. Dit jaar is de bijeenkomst afgeblazen in verband met corona. We hebben de situatie even aangezien en besloten om het online te organiseren. Vooraf hebben we webex met alle gesprekspartners uitgetest. De online gesprekken werden overwegend positief ontvangen. Aanvragers van afgelegen provincies hadden geen lange reistijd. Soms werd wel de lichaamstaal gemist. En als medewerker van DUS-I mis je de gesprekken op de gang, waaruit je kunt opmaken hoe de onderlinge contacten zijn in een samenwerkingsverband.’
‘De aanvrager centraal zetten’ is verweven in het totale subsidieproces. Het is meer een kwestie van mentaliteit.
Pien: “Dat zit hem bijvoorbeeld ook in kleine praktische hulp. We bellen namelijk ook als we de positieve beschikking hebben verstuurd. Deze brief bestaat soms wel uit 6 pagina’s. Dit noemen we het ‘schoenlepel’-gesprek dat we voeren we met de projectleider. Lichten we de belangrijkste om de eisen uit de beschikking toe. Zodat de schoen makkelijke past. Het gevolg is dat projectleiders ons daarna ook goed weten te vinden bij vragen of knelpunten. De drempel om contact te leggen ligt laag. We hebben veel belcontact met de projectleiders en beantwoorden mailtjes meteen. De corona periode was voor ons ook een kans daad bij het woord te voegen. We hebben pro actief meerdere Nieuwsbrieven uitgestuurd over de gevolgen ervan en hebben we coulant om kunnen gaan met uitstelverzoeken”.
Is dat waarom RIF zo’n positief imago heeft? Ook binnen DUS-I zelf?
Pien: ‘We zijn betrokken. Het is een leuke beleidsrijke regeling, waar veel inhoudelijke kennis over onderwijs en arbeidsmarkt voor nodig is. We hebben een hecht team met een aantal medewerkers met veel ervaring. We zijn inhoudelijk sterk en daarmee een positief kritische gesprekpartner voor de aanvragers, onze klanten. Goed samen kunnen werken is belangrijk, in combinatie met kritiek kunnen geven en kritiek kunnen ontvangen. Daar zit ook het succes van onze samenwerking. Het aannamebeleid is hierop gericht. Ik denk dat je dan mensen bij elkaar krijgt die dezelfde mentaliteit hebben”.
