Sinds september jl. is Adjai Soodoo via OrangeX gestart bij DUS-I (Dienst Uitvoering Subsidies aan instellingen) als projectleider uitvoering subsidies (senior subsidiecoördinator) op de Q-koorts regeling.
Maar hoe gaat dat nou als je als interim Subsidieadviseur ergens binnenkomt? Matchen de theorie van de opdrachtomschrijving ook altijd met de praktijk? Hoe reageert een team op een interim-er en hoe ziet zo’n werkplek er nou uit? Kortom; gewapend met veel vragen stapten we de auto in richting Den Haag om eens een kijkje in de keuken bij Adjai te nemen.
Onze dag begint al direct op de verkeerde plek. We melden ons bij het ministerie van VWS waar DUS-I onderdeel van is, maar worden verwezen naar de buren: het ministerie van Financiën. De verdieping waar DUS-I gehuisvest is zit zo vol dat voor Adjai en zijn team een plek is gezocht in een nabijgelegen gebouw. Les één voor een interim professional wordt mij meteen duidelijk: wees flexibel!
Bij het ministerie van Financiën, waar Adjai de aankomende maanden zijn werkplek heeft kijk ik mijn ogen uit. Het is een prachtige gebouw. Een professionele omgeving met veel groen en daglicht. Hartelijk komt Adjai ons tegemoet en begint onder het genot van een kop koffie enthousiast te vertellen over zijn opdracht en de uitdaging ervan.
Als projectleider uitvoering subsidies is Adjai er verantwoordelijk voor dat de Q-koortsregeling op een goede manier uitgevoerd wordt. Goed betekent in dit geval rechtmatig, dienstverlenend, transparant, en efficiënt en effectief. Samen met zijn team van 9 fte is Adjai hier elke dag mee bezig. Tevens op een manier dat alles ook op tijd afgehandeld kan worden. Adjai heeft de dagelijkse leiding over het team en stemt continu met de managers binnen DUS-I en de opdrachtgevers van het ministerie van VWS af over hoe de regeling loopt en welke knelpunten en afbreukrisico’s hij ziet.
De Q-koortsregeling is voor DUS-I een van de uitzonderlijke regelingen. Waar DUS-I normaal namens de ministeries van VWS en OCW subsidies verstrekt aan Instellingen, is de Q-koorts tegemoetkoming aan individuele Q-koorts patiënten of nabestaande(n). Mits deze volgens de regels aan kunnen tonen, bijvoorbeeld via hun arts, onder de regeling te vallen. Het wordt dus direct aan burgers uitgekeerd. En daar zit een hele andere dynamiek onder dan bij instellingen. Ook ligt de regeling politiek gevoelig omdat de overheid veel kritiek heeft gehad op haar handelen rond de Q-koorts problematiek in Nederland. Daar hebben we een andere belangrijke les: ben je bewust van de context waarin de opdracht uitgevoerd wordt.
Om deze uitzonderlijke regeling aan ? toe te vertrouwen was DUS-I begin september dan ook op zoek naar politiek sensitief, pro-actief en verbindend persoon. Gelukkig heeft Adjai veel ervaring binnen politiek bestuurlijke organisaties en zit het leggen van verbindingen in het DNA van Adjai.
We vroegen, inmiddels aan ons 2e kopje koffie, aan Adjai hoe hij de opdracht aangepakt heeft en welke kwaliteiten van zichzelf hij ingezet heeft om deze opdracht succesvol eigen te maken.
“Bij aanvang van mijn opdracht ben ik direct begonnen met het leggen van interne contacten. Het is erg belangrijk om goed te weten wie je waar voor nodig hebt in een organisatie. De wegen binnen de rijksoverheid zijn mij niet onbekend, maar je hebt met andere collega’s te maken. Om snel stappen te kunnen maken, heb je elkaar nodig. Daarna ben ik de werkprocessen gaan beschrijven en dan kom je er snel achter dat veel nog niet ingeregeld was”. De eerste drie weken werkte Adjai ipv de afgesproken 36 uur zeker 45 uur per week. Er waren nog veel zaken geregeld moesten worden terwijl de regeling op 1 oktober van start ging.
Luisterend naar Adjai leren we weer een belangrijke les voor een succesvolle interim opdracht: wacht niet af maar pak je verantwoordelijkheid en zoek actief de samenwerking.
Inmiddels loopt de regeling en werkt Adjai vanuit een heldere LEAN-methodiek met zijn team aan de opgave. Omdat zijn team van 9 personen voor het merendeel bestaat uit jonge medewerkers besteedt Adjai veel tijd aan het (inhoudelijk) samenwerken en intervisie. In het begin van de opdracht startte hij consequent met een dagstart van 15 minuten, en werd er gekeken naar de workflow en werden de taken verdeeld. Na enkele weken besloot Adjai, samen met zijn team, de dagstart te veranderen in een dagafsluiting. Hier bespreekt het team de zaken waar ze gedurende de dag tegenaan zijn gelopen en worden deze met elkaar besproken. Daar waar het puur de uitvoering betreft worden er tijdens de dagafsluiting knopen doorgehakt. Meer beleidsmatige knelpunten worden bij de verantwoordelijke beleidsmedewerkers neergelegd..
“Dat werkt erg goed”, aldus Adjai. “we doen dat op een opbouwende en prettige manier, waardoor iedereen zich veilig voelt om punten aan te kaarten en met oplossingen te komen”
Hoewel het niet primair bij de opdracht van Adjai hoort, voelt hij de verantwoordelijkheid om voortgangsgesprekken met zijn team te voeren. Hierin bespreekt hij de passie en het enthousiasme van de medewerkers. Maar natuurlijk ook de ontwikkelpunten en de toekomst. “ik vind dat gewoon belangrijk” vertrouwt Adjai ons toe. “ik wil dat ‘mijn’ mensen na deze opdracht terugkijken op een periode waarin ze fijn gewerkt hebben en iets geleerd hebben dat groter is dan de uitvoering van de Q-koortsregeling, iets dat ze voor de rest van hun leven kunnen meenemen. ”.
Adjai neemt ons even mee naar zijn afdeling waar we kennismaken met de veelal jonge, talentvolle medewerkers en de genoemde muur met Post-Its. We zien met eigen ogen dat Adjai’s manier van werken werkt. De opdrachtgever is positief over de uitvoering van de regeling; het ministerie is tevreden over de pro actieve manier waarop Adjai rapporteert en hen betrekt bij de voortgang. Verder straalt het team werkplezier en ambitie uit.
Op de vraag wat hem zo aantrekt om als interim professional werkzaam te zijn antwoordt hij dat hij als externe zijn ambitie beter kwijt te kunnen. “Je weet dat je ergens komt en dat men verwacht dat je iets neer zult zetten.” Mijn uitdaging in deze opdracht zit in het goed neerzetten van het team en geruisloos uitvoeren van de regeling. En als het staat kan ik weer door.”
Adjai weet dat als hij dat voor elkaar krijgt, de waardering van zijn opdrachtgevers en zijn mensen groot zal zijn. Impact maken door de juiste dingen te doen. En dat is niet onopgemerkt gebleven.
